Zwischen Karte und Karton: Lieferant für Nähzubehör | Onehourcrafts

Ein Lieferant von Nähzubehör und ein Einzelhändler können sich zwar auf Preis, Lieferzeit und Material einigen, geraten aber dennoch bei der Warenannahme in Streit, weil sie unterschiedliche Dinge zählen. Der eine zählt die Einzelteile im Karton, der andere die an einem Haken hängenden Karten. Die Differenz zwischen diesen beiden Zahlen ist keine Rundungsangabe, sondern die Spezifikation und muss vor Unterzeichnung der Bestellung schriftlich festgehalten werden.

Fast jede Unstimmigkeit, die uns begegnet, lässt sich auf eine nicht näher genannte Abteilung zurückführen. Ein Käufer bestellt tausend Nähnadeln und erhält tausend Nadeln, allerdings auf 25 Karten mit je 40 Stück, während der Plan für 50 Karten ausgelegt war. Es fehlt nichts und es ist nichts beschädigt, dennoch ist die Lieferung unbrauchbar. Die nachträgliche Korrektur ist teurer als die Behebung des Fehlers bereits im Angebot.

Warum ein Lieferant von Nähzubehör und ein Einzelhändler die gleiche Bestellung unterschiedlich zählen

Kurzwaren sind klein, pro Stück günstig und in platzsparenden Verpackungen verkauft. Diese Kombination macht die Zählung schwieriger als bei größeren Produkten. Eine Fabrik zählt, was sie wiegen, abfüllen und verschließen kann: einzelne Artikel in einen Beutel, Beutel in einen Karton und Kartons auf eine Palette. Ein Einzelhändler zählt, was ein Kunde in die Hand nehmen, umdrehen und lesen kann: meist eine Karte, eine Blisterverpackung oder einen kleinen Polybeutel mit Barcode.

Beide Zählungen sind korrekt. Sie werden lediglich auf verschiedenen Ebenen desselben Stapels ermittelt. Das Problem besteht darin, dass in Angeboten üblicherweise nur eine der beiden Zählungen angegeben wird, während der Lieferant die anderen annimmt. Bei einer Bestellung von tausend Stück erhalten Sie möglicherweise eine bestimmte Verpackungsebene; bei tausend Einzelhandelseinheiten hingegen eine andere – zu einem anderen Preis, mit einer anderen Kartonanzahl und einem anderen Arbeitsaufwand in der Verpackungslinie.

Die praktische Lösung besteht darin, die Verpackung nicht länger als Auftragsdetails, sondern als Teil der Produktdefinition zu betrachten. Die Einheit mit dem Barcode ist die Einheit, die der Händler verkauft; dieselbe Einheit bestellt er auch nach; alles darüber hinaus dient dem sicheren Transport dieser Einheit.

Die fünf Einheiten, die eine Bestellung durchläuft

Die meisten Produkte durchlaufen fünf Stufen zwischen Abfüllanlage und Regal. Die Benennung aller fünf Stufen und die Festlegung der maßgeblichen Stufe beseitigen die Unklarheiten, die die meisten Fehlmengen und Zählstreitigkeiten verursachen.

Wenn alle fünf Punkte mit jeweils einer Nummer versehen und schriftlich festgehalten werden, lässt sich das Zitat überprüfen. Wird nur einer Punkt schriftlich festgehalten, beruhen alle weiteren Punkte auf Annahmen von Personen, die diese Annahme möglicherweise nicht teilen.

Legen Sie die verkaufsfähige Einheit als Erstes fest.

Gehen Sie vom Regal aus. Überlegen Sie, was ein Kunde tatsächlich zur Kasse mitnimmt, denn dieses Objekt enthält den Barcode, den Preis und den Produktnamen. Bei vielen Kurzwaren ist das eine Karte, nicht ein einzelnes Stück, und der Unterschied ist erheblich: Eine Karte mit vierzig Anstecknadeln benötigt mehr Material, mehr Druckaufwand und mehr Handhabung als vierzig lose Anstecknadeln.

Sobald die Verkaufseinheit festgelegt ist, erfolgt die Stückzahlberechnung rein rechnerisch und nicht mehr verhandelbar. Zweihundertfünfzig Karten mit je vierzig Pins ergeben zehntausend Pins. Der Lieferant kann den Preis für Pin, Karte, Arbeitsleistung und Karton anhand einer einzigen vereinbarten Definition festlegen, und der Käufer kann zwei Angebote vergleichen, ohne sich fragen zu müssen, ob eines davon die Verpackung stillschweigend ausklammert.

Stück zu Karte: wo der erste Rundungsfehler auftritt

Der häufigste Rechenfehler tritt beim Zusammenstellen der Karten auf. Beträgt das Ziel 40 Kartenteile pro Karte und die Produktionsmenge 10.000 Kartenteile, ergeben sich genau 250 Karten. Ändert man das Ziel auf 35 Kartenteile, erhält man bei derselben Produktionsmenge 285 Karten mit 25 verbleibenden Kartenteilen. Diese Restkarten stellen Kosten dar und müssen irgendwohin transportiert werden.

Käufer, die nur die Gesamtstückzahl angeben, überlassen diese Entscheidung standardmäßig dem Hersteller. Manche Hersteller verarbeiten den Rest in der letzten Karte, wodurch eine Karte entsteht, die nicht zum Rest der Lieferung passt und möglicherweise außerhalb der vom Händler eingeplanten Gewichtstoleranz liegt. Andere Hersteller verwerfen den Rest und berechnen die volle Auflage. Beides lässt sich vermeiden, wenn die Kartenfüllung und die Gesamtstückzahl gemeinsam angegeben werden, inklusive einer klaren Regelung für den Rest.

Großhandels-, Sammel- und OEM-Bestellungen sind drei verschiedene Einkäufe

Käufer verwenden diese Begriffe oft synonym, und ein Hersteller von Nähzubehör kalkuliert die Preise ganz unterschiedlich, da jedes Produkt eine andere Funktion für unterschiedliche Kundengruppen erfüllt. Unser Sortiment an Nähzubehör wird anhand dieser vier Modelle bewertet, und die Auswahl des richtigen Modells ist in der Regel der erste sinnvolle Schritt für den Käufer.

Der Großhandel mit Näh- und Kurzwaren ist im Grunde dasselbe Gewerbe, nur mit anderer Terminologie: Der Begriff ist im Vereinigten Königreich und in weiten Teilen des Commonwealth gebräuchlich und beschreibt genau das oben beschriebene Kurzwarengeschäft. Der Unterschied ist nur deshalb relevant, weil bei einem Angebot, das in einer anderen Terminologie verfasst und geprüft wird, leicht ein Fehler in der Verpackung übersehen werden kann.

Bei Onehourcrafts fragen wir vor der Angebotserstellung, welches der vier Modelle der Käufer wünscht, da die Antwort das Datenblatt, den Barcode-Plan und den Preis beeinflusst. Einem Käufer, der Nähzubehör in großen Mengen zum Selbstverpacken benötigt, sollte nicht ein Preis für eine kartenbasierte, barcodierte Einheit genannt werden, um dann auf der Rechnung den Unterschied festzustellen.

Eine weitere Konsequenz verdient es, deutlich genannt zu werden. Ein Lieferant von Nähzubehör, der fertige Einzelhandelsware verkauft, trägt das Verpackungsrisiko, die Verantwortung für die Genauigkeit der Barcodes und die Kartonplanung. Ein Lieferant von Großhandelswaren trägt fast keines dieser Risiken. Die beiden Preise unterscheiden sich, weil sich der Arbeitsaufwand unterscheidet, nicht weil eines der Angebote günstiger wäre.

Die inneren Kartons sind die Einheit, die in den meisten Angeboten ausgelassen wird.

Die inneren Kartons befinden sich in der Mitte des Stapels und werden am leichtesten übersehen, da sie von niemandem an den Enden der Kommissionierung direkt beachtet werden. Der Packer benutzt sie. Der Kommissionierer benutzt sie. Der Regalplan berücksichtigt sie oft stillschweigend.

Enthält eine Karte 40 Pins und eine Innenschachtel 25 Karten, so enthält eine Innenschachtel genau 1000 Pins – eine angenehm runde Zahl zum Bestellen. Enthält die Innenschachtel hingegen 24 Karten, ergibt sich eine unpraktische Anzahl von 1040 Pins, also 40 zu wenig. Die Angabe der Pinanzahl in der Innenschachtel zusammen mit der Kartenanzahl sorgt für ein klares Vielfaches der Packungsgröße und vereinfacht die Berechnung der Packungsgröße.

Kartons, Paletten und die Arithmetik einer Kleinsendung

Die Anzahl der Kartons und Paletten ist entscheidend für den Frachtversand, doch hier kann schon ein kleiner Zählfehler teuer werden. Ein Karton mit zehn Innenschachteln à tausend Stecknadeln enthält zehntausend Stück. Bestellt man hunderttausend, entspricht die Ladung zehn Kartons – eine übersichtliche und kontrollierbare Sendung.

Nun fasst der Innenkarton 960 statt 1000 Kartons. Für dieselbe Bestellung werden etwa 105 Kartons benötigt, die Palettenbestückung ändert sich, und die Containerladung entspricht nicht mehr dem ursprünglichen Plan. Es wurde nichts falsch produziert; die Spezifikation erlaubte lediglich eine Anpassung der Kartonanzahl. Durch die Festlegung der Kartondefinition im Voraus bleiben die Frachtkosten realistisch, und die Abstimmung bei der Warenannahme erfolgt durch Zählen der Kartons anstatt durch Öffnen.

Jede Einheit benötigt eine eigene Barcode-Identifikationsnummer.

Barcodes bilden die Schnittstelle zwischen dem physischen Datenträger und dem System des Einzelhändlers. Die allgemeinen Prinzipien werden von GS1 und nicht von einzelnen Anbietern festgelegt. Die wirtschaftlich relevante Regel ist einfach: Der Barcode muss das Produkt beschreiben, das eine Person tatsächlich in Händen hält.

Eine PIN-Karte enthält einen Barcode, der an der Kasse gescannt wird und die Nachbestellung auslöst. Eine Innenverpackung mit demselben Barcode wie ihr Inhalt führt beim Scannen sofort zu Doppelzählungen. Eine Innenverpackung mit einer anderen Kennung ist sinnvoll, sofern das System des Einzelhändlers diese Kennung interpretieren kann. Die Zuordnung der Kennungen zu den einzelnen Ebenen und die entsprechende Information des Lagers verhindern, dass die Bestandszahlen vom tatsächlichen Lagerbestand abweichen.

Schwund, Verschütten und Einheiten, die während des Transports an Stückzahl verlieren

Kurzwaren werden häufiger bewegt als die meisten anderen Produkte, da jede Lage ein- und ausgepackt werden muss. Lose Stecknadeln fallen heraus. Lose Gummibänder verstreuen sich. Spulen rollen weg. Jede zusätzliche Auspacklage erhöht das Risiko, ein paar Teile zu verlieren, und diese Verluste summieren sich auf einem langen Transportweg.

Dies spricht dafür, die Stückzahl dort zu erfassen, wo sich der Barcode befindet, und nicht dort, wo das Material am günstigsten zu zählen ist. Es ist optimistisch, die Stückzahl an der Abfüllanlage zu zählen und dann zu erwarten, dass dieselbe Anzahl drei Umverpackungen übersteht. Die Anzahl der versiegelten Verkaufseinheiten, die ankommen, entspricht der Menge, die der Einzelhändler tatsächlich verkaufen kann, und für die der Lieferant einstehen sollte.

Ein Abrechnungsblatt, das Sie unterschreiben können

Eine einzige Seite genügt, um Unklarheiten zu beseitigen. Wir bitten darum, dass diese Punkte vor der endgültigen Angebotserstellung vereinbart werden, unabhängig vom Produkt:

• Stückzahl pro Verkaufseinheit, angegeben als genaue Zahl und nicht als Spanne.
• Verkaufseinheiten pro Innenkarton und Innenkartons pro Versandkarton.
• Die Summe in jeder Einheit, also multipliziert man die vier Zahlen zur bestellten Menge.
• Die Regel für den Rest, wenn die Folge nicht gleichmäßig teilbar ist.
• Die Einheit, die den Einzelhandels-Barcode trägt, und was die höheren Ebenen stattdessen tragen.
• Die Einheit, auf die sich die Bestellung bezieht, in der Regel die Einzelhandelseinheit.
• Die in der Rechnung angegebene Einheit muss dieselbe sein.

Die letzten beiden Zeilen decken mehr Fehler auf als der Rest des Dokuments zusammen. Bestellungen, die in einer Einheit erfasst und in einer anderen fakturiert werden, erzeugen eine Diskrepanz, die wie ein Preisproblem aussieht, aber in Wirklichkeit ein Definitionsproblem ist.

Was gehört vor der Stichprobenentnahme in die Spezifikation?

Bis zum Eintreffen der Probe sollte die Einheitenstruktur feststehen. Eine Probe in undefinierter Verpackung lässt keine Rückschlüsse darauf zu, ob die Bestellung im Regal funktionieren wird, da die Verpackung nur die Hälfte dessen ausmacht, was der Kunde sieht.

1. Die Verkaufseinheit mit ihren Abmessungen und dem Füllstand.
2. Der Bereich für die Gestaltung der Karte oder Tüte muss so beschaffen sein, dass der Barcode passt, ohne den Produktnamen zu verdecken.
3. Die Anzahl der Innenkartons und Umkartons sowie der daraus resultierende Palettenplan.
4. Die Handelsbedingungen, unter denen die Sendung transportiert wird, da diese darüber entscheiden, wem der Verlust während des Transports zusteht.
5. Auf jeder Seite ist eine namentlich genannte Person aufgeführt, die Wechselgeld für eine der oben genannten Nummern besitzt.

Die Handelsklauseln verdienen eine eigene Zeile, da sie die Risikoverteilung während des Warentransports festlegen. Die veröffentlichten Incoterms 2020 bilden die gemeinsame Referenz, und die gewählte Klausel entscheidet darüber, ob eine Mengenabweichung das Problem des Lieferanten oder des Käufers ist. Eine vorherige Klärung dieser Frage beseitigt einen ganzen Streitpunkt.

Wie Onehourcrafts die Einheiten vor der Angebotserstellung abgleicht

Wir bitten zunächst um die Information über die Regalfläche. Bevor wir Preise festlegen, möchten wir wissen, welche Artikel der Kunde auswählt, wie sie hängen oder gestapelt werden und wie viele Einheiten das Regal fasst. Diese Information klärt in der Regel ohne Diskussion die Befüllung der Karten, die Anzahl der Innenverpackungen und die Anzahl der Kartons.

Daraus erstellen wir das fünfstufige Angebotsblatt und kalkulieren den Preis anhand dessen. So werden die Einzelteile, die Verkaufseinheiten, die Innenkartons und die Umkartons als separate Positionen ausgewiesen, anstatt als ein zusammengefasster Betrag. Ein Einkäufer, der zwei Lieferanten vergleicht, kann so erkennen, ob der günstigere Anbieter die Verpackung einfach weggelassen hat. Unser Kurzwarensortiment und die umfassenderen Bastelprogramme werden auf diese Weise spezifiziert, und dasselbe Angebotsblatt dient gleichzeitig als Verpackungsanweisung für die Produktion.

Warnhinweise in einem Nähzubehör-Angebot

Manche Zitate sind schwer zu überprüfen, weil die Einheit nie genannt wird. Folgende Muster führen später zuverlässig zu Problemen:

• Eine Gesamtmenge ohne Angabe einer Einheit, also könnten tausend sowohl Stücke als auch Packungen bedeuten.
• Ein Preis pro Stück, bei dem nicht angegeben wird, ob die Verkaufsverpackung enthalten ist.
• Eine innere Kartonanzahl, die sich zwischen der Stichprobe und der Produktionscharge ändert.
• Ein nicht angegebenes Kartongewicht, das eine Palette verschleiert, die die zulässige Höchstgrenze für die Handhabung überschreitet.
• Eine Restmengenregel, die zum ersten Mal auf der Packliste erscheint.
• Eine Barcode-Zusage, die eher als Gefälligkeit denn als festgelegter Posten beschrieben wird.

Nichts davon beweist böswilliges Handeln. Es beweist lediglich, dass eine Definition fehlt, und diese fehlende Definition wird von demjenigen behoben, der sie ergänzt – selten von der Person, die das Risiko trägt.

Nachbestellung der Einheit, die sich tatsächlich verkauft

Sobald die Produktion läuft, entscheidet das Nachbestellsignal im System im Hintergrund, ob ein Artikel im Regal verbleibt. Wenn die Kasse Karten und das Lager Kartons zählt, muss bei jeder Bestellung eine manuelle Umrechnung durchgeführt werden – und genau hier beginnt die Abweichung.

Wenn Nachbestellung, Barcode und Regalzählung auf derselben Einheit erfolgen, stimmen die Zahlen automatisch überein. Der Karton wird so zu einem Transportbeleg, wie er es schon immer war. Einzelhändler, die sich frühzeitig für diese Vorgehensweise entscheiden, stellen fest, dass ihre Bestandsplanung weniger Korrekturen und Nachbestellungen erfordert, da die Bestandsmenge, auf die sie sich verlassen, auch die ist, die sie verkaufen.

Wenn Sie Ihr Kurzwarensortiment überarbeiten und die Regalstruktur vor der Kontaktaufnahme mit Lieferanten festlegen möchten, senden Sie uns Ihren Regalplan. Wir erarbeiten dann gemeinsam mit Ihnen die fünf Ebenen. Das Archiv der Einkaufsführer bietet ähnliche Informationen für weitere Bastelkategorien.

Häufig gestellte Fragen

Worin besteht der Unterschied zwischen einem Einzelstück und einer Einzelhandelseinheit bei einer Kurzwarenbestellung?

Ein Einzelstück ist ein einzelner physischer Artikel. Eine Verkaufseinheit ist die Packung, die der Kunde kauft, beispielsweise eine Karte mit Anstecknadeln oder eine Tüte mit Knöpfen. Die Verkaufseinheit trägt den Barcode und ist normalerweise die Einheit, die in der Bestellung angegeben werden sollte.

Warum haben zwei Angebote für die gleiche Menge unterschiedliche Preise?

Meist liegt es daran, dass ein Angebot Einzelstücke und das andere verpackte Einzelhandelseinheiten berechnet. Verpackung, Kartendruck und der zusätzliche Aufwand verursachen reale Kosten. Fragen Sie daher jeden Lieferanten, auf welche Einheit sich sein Preis bezieht.

Soll die Bestellung in Stückzahlen oder in Einzelhandelseinheiten erfolgen?

Tragen Sie den Preis in die Einheit ein, die den Barcode trägt, da der Einzelhändler diese Einheit verkauft und nachbestellt. Wenn der Hersteller die Preise in Stück angibt, fügen Sie eine Umrechnungszeile hinzu, damit beide Nummern auf demselben Dokument erscheinen.

Wozu dient ein Innenkarton in einer Nähzubehörlieferung?

Es gruppiert die Verkaufseinheiten, sodass sie gezählt und in sinnvollen Chargen kommissioniert werden können. Die Benennung der Anzahl der Innenkartons sorgt für eine übersichtliche Kartonberechnung und verhindert, dass die verkaufsfertigen Mengen in ungünstigen Mengen ankommen.

Wie gehen wir mit einer Produktionscharge um, die sich nicht gleichmäßig aufteilen lässt?

Vereinbaren Sie im Voraus eine Regelung für den Restbestand. Üblicherweise werden die Endpackung angepasst, die Charge auf den nächsten vollen Karton aufgerundet oder der Überschuss für die nächste Bestellung aufbewahrt. Alle drei Optionen sind zulässig, sofern sie schriftlich festgehalten werden.

Benötigen die Innenkartons einen eigenen Barcode?

Sie benötigen eine Kennung, die vom System des Einzelhändlers verstanden wird und sich vom Barcode der Verkaufseinheit unterscheiden muss. Die Wiederverwendung des Einzelhandels-Barcodes auf der Innenverpackung führt zu Doppelzählungen, sobald jemand die Außenverpackung scannt.

Welchen Handelsbegriff sollte eine Warenbestellung verwenden?

Die Zahlungsbedingung sollte sich nach der Versandart und den Erfahrungen des Käufers mit der jeweiligen Route richten, nicht nach Gewohnheit. Wichtig ist, dass die gewählte Zahlungsbedingung im Angebot genannt wird, damit beide Seiten wissen, wo das Risiko für Transportverluste liegt.

Wie früh sollte die Verpackung spezifiziert werden?

Vor der Bemusterung, da eine Probe in undefinierter Verpackung nicht zeigen kann, wie sich das Produkt im Regal verhält. Füllmenge, Kartenabmessungen und Barcode-Bereich beeinflussen den Verkaufserfolg, nicht nur die Versandart.

Was verursacht eine Lieferuntergrenze, obwohl die Werkszählung korrekt ist?

Bruch und Verschütten durch wiederholtes Umpacken. Die Zählung der versiegelten Verkaufseinheiten bei Anlieferung liefert dem Einzelhändler eine tatsächlich verkaufbare Menge, die aussagekräftiger ist als eine Zählung an der Abfüllanlage, die mehrere Bearbeitungsschritte zuvor durchgeführt wurde.

Wie sollten die Bestellpunkte für ein Artikelsortiment festgelegt werden?

Die Artikel sollten in Verkaufseinheiten geordnet werden, da dies dem Kassensystem und dem Warenbestand im Regal entspricht. Die manuelle Umstellung von Kartons bei jeder Nachbestellung ist die häufigste Ursache für Zählabweichungen.