Un proveedor de artículos de costura y un comprador minorista pueden acordar el precio, el plazo de entrega y el material, y aun así terminar discutiendo al recibir la mercancía, porque ambas partes cuentan cosas diferentes. Una cuenta las piezas dentro de una caja; la otra, las tarjetas colgadas en un gancho. La diferencia entre estas dos cifras no es un detalle de redondeo, sino una especificación, y debe quedar por escrito antes de firmar la orden de compra.
Casi todas las disputas que vemos se remontan a un elemento que nadie especificó. Un comprador pide mil alfileres y recibe mil, pero llegan en veinticinco paquetes de cuarenta, cuando el diseño original era para cincuenta. No falta nada ni hay ningún problema, pero el envío es inservible tal como se entrega. Corregir esto a posteriori cuesta más que corregirlo en el presupuesto.
¿Por qué un proveedor de artículos de costura y un minorista contabilizan el mismo pedido de forma diferente?
Los artículos de mercería son pequeños, baratos por unidad y se venden en envases apilables. Esta combinación dificulta el conteo, a diferencia de los productos de mayor tamaño. Una fábrica cuenta lo que puede pesar, llenar y sellar: piezas individuales que van en una bolsa, bolsas que van en una caja, cajas que van en un palé. Un minorista cuenta lo que un comprador puede tomar, voltear y leer: generalmente una tarjeta, un blíster o una pequeña bolsa de plástico con un código de barras.
Ambos recuentos son correctos. Simplemente se toman en diferentes niveles de la misma pila. El problema radica en que, por lo general, un presupuesto solo especifica uno de ellos, y la otra parte asume el resto. Si le pides a un proveedor un pedido de mil unidades, es posible que te ofrezca un nivel de embalaje; si le pides mil unidades para venta al por menor, es posible que te ofrezca otro, a un precio diferente, con una cantidad distinta de cajas y una cantidad diferente de mano de obra en la línea de empaquetado.
La solución práctica consiste en dejar de considerar el embalaje como un detalle del pedido y empezar a tratarlo como parte de la definición del producto. La unidad que lleva el código de barras es la unidad que vende el minorista, la unidad que lleva el código de barras es también la unidad que el minorista vuelve a pedir, y todo lo demás existe para transportar esa unidad de forma segura.
Las cinco unidades por las que pasa un pedido
La mayoría de los rangos de precios pasan por cinco niveles entre la línea de llenado y el estante. Nombrar los cinco y acordar cuál es el nivel oficial elimina la ambigüedad que causa la mayoría de los envíos incompletos y la mayoría de las disputas sobre el conteo.
| Unidad | ¿Quién suele contarlo? | ¿Qué sale mal cuando no se le da nombre? |
|---|---|---|
| Pedazo | La línea de llenado | El precio parece barato porque no incluye ningún tipo de embalaje para la venta al público. |
| Tarjeta, blíster o bolsa de plástico | El vendedor y el comprador | No se cotizó, por lo que el costo del embalaje resulta ser una variación inesperada. |
| Caja interior | El empacador y el recolector | Se omitió en los cálculos del cartón, por lo que las cantidades listas para la venta no se dividen de manera uniforme. |
| Caja de envío | Transporte de mercancías y aduanas | Se contabilizó como unidad vendible por error, lo que interrumpe la señal de reorden. |
| Palet o capa | El almacén | Se especifica al final, por lo que la altura y el peso del palé se determinan en el momento de la carga. |
Cuando se anotan los cinco elementos con un número para cada uno, la cotización se puede verificar. Cuando solo se anota uno, los demás niveles son una suposición de alguien que podría no compartirla.
Establece la unidad vendible antes que nada.
Comience por el estante. Decida qué objeto físico lleva el cliente a la caja, ya que ese objeto contiene el código de barras, el precio y el nombre del producto. Para muchas líneas de productos, se trata de una tarjeta, no de una sola pieza, y la diferencia es sustancial: una tarjeta de cuarenta pines requiere más material, más impresión y más manipulación que cuarenta pines sueltos.
Una vez fijada la unidad vendible, la cantidad de unidades se calcula mediante aritmética, no mediante negociación. Doscientas cincuenta tarjetas de cuarenta pines equivalen a diez mil pines. El proveedor puede fijar el precio del pin, la tarjeta, la mano de obra y la caja según una única definición acordada, y el comprador puede comparar dos presupuestos sin preguntarse si alguno de ellos excluyó el embalaje.
De pieza a tarjeta: donde aparece el primer error de redondeo.
El error aritmético más común se produce en la etapa de conversión de piezas a tarjetas. Si el objetivo de llenado es de cuarenta piezas por tarjeta y la producción es de diez mil piezas, la tirada se divide exactamente en doscientas cincuenta tarjetas. Si se cambia el objetivo a treinta y cinco, la misma tirada produce doscientas ochenta y cinco tarjetas con veinticinco piezas sobrantes. Esas piezas sobrantes representan un coste real y deben destinarse a algún fin.
Los compradores que especifican únicamente la cantidad total de piezas delegan esa decisión a la fábrica por defecto. Algunas fábricas incorporan el resto a la última tarjeta, lo que resulta en una tarjeta que no coincide con el resto del envío y puede exceder la tolerancia de peso prevista por el minorista. Otras desechan el resto y facturan la tirada completa. Ambos resultados se pueden evitar si se especifican tanto el llenado de la tarjeta como el total, con una regla explícita para el resto.
Los pedidos al por mayor, a granel y OEM son tres tipos diferentes de compras.
Los compradores utilizan estas palabras como si fueran intercambiables, y un fabricante de accesorios de costura les pondrá precios muy diferentes, porque cada una cumple una función distinta. Nuestra gama de accesorios se presenta en comparación con estos cuatro modelos, y nombrar el correcto suele ser lo primero que hace un comprador.
| Modelo de pedido | ¿Quién es el propietario del paquete minorista? | Lo que el comprador realmente está comprando |
|---|---|---|
| Artículos de costura al por mayor | El proveedor | Un artículo de catálogo existente, en tarjeta y con código de barras, en cantidades comerciales. |
| Artículos de costura al por mayor | El comprador | Un artículo en gran cantidad con embalaje mínimo, sin desempaquetar ni envasar en caja. |
| Artículos de costura OEM | Compartido, según las especificaciones del comprador. | Se acordó la cantidad de relleno, el tamaño de la tarjeta, el diseño y el código de barras antes de la producción. |
| Artículos de costura listos para la venta al por menor | El proveedor | Unidades que se pueden colocar directamente en un gancho sin necesidad de reempaquetarlas en el almacén. |
La venta al por mayor de artículos de costura es el mismo sector, aunque con una terminología diferente: el término es común en el Reino Unido y gran parte de la Commonwealth, y describe con exactitud el negocio de mercería mencionado anteriormente. Esto solo importa porque una cotización redactada con una terminología y revisada con otra puede dar pie fácilmente a errores de concepto.
En Onehourcrafts, antes de cotizar, preguntamos al comprador cuál de los cuatro modelos prefiere, ya que la respuesta modifica la hoja de unidades, el plan de códigos de barras y el precio. Un comprador que desea adquirir artículos de costura al por mayor para empaquetar localmente no debería recibir una cotización con un precio unitario en tarjeta y con código de barras para luego descubrir la diferencia en la factura.
Hay otra consecuencia que conviene aclarar. Un proveedor de artículos de costura que vende productos terminados al por menor asume el riesgo del empaquetado, la precisión del código de barras y el diseño de las cajas. Un proveedor que vende productos a granel prácticamente no asume ninguno de estos riesgos. La diferencia de precios radica en que el trabajo es distinto, no en que uno sea la mejor opción.
Las cajas interiores son la unidad que la mayoría de las cotizaciones omiten.
Las cajas interiores se ubican en el centro de la pila y son las que más fácilmente se olvidan, ya que nadie en ninguno de los extremos del pedido las mira directamente. El empacador las usa. El recolector las usa. El plano de la estantería a menudo las da por sentadas sin especificarlo.
Si una tarjeta contiene cuarenta pines y una caja interior contiene veinticinco tarjetas, una caja interior contiene exactamente mil pines, una cantidad redonda y fácil de calcular. Si la caja interior contiene veinticuatro tarjetas, el mismo pedido se convierte en mil cuarenta pines, una cantidad incómoda, es decir, un déficit de cuarenta. Especificar la cantidad de pines en la caja interior junto con la cantidad de tarjetas convierte el paquete en un múltiplo exacto y simplifica los cálculos del cartón.
Cajas de cartón, palés y la aritmética de un envío incompleto.
El recuento de cajas y palés es fundamental para la gestión del transporte, pero también es donde un pequeño error de conteo puede resultar muy costoso. Una caja con diez paquetes interiores de mil pines transporta diez mil unidades. Si se piden cien mil, la carga se completa con diez cajas, lo que garantiza un envío ordenado y verificable.
Ahora, supongamos que la caja interior contiene novecientos sesenta en lugar de mil. El mismo pedido requiere aproximadamente ciento cinco cajas, la configuración del palé cambia y la carga del contenedor ya no coincide con el plan original. No se ha producido ningún error de fabricación; simplemente, la especificación permitió que el número de cajas variara. Definir con antelación el tamaño de las cajas garantiza la precisión de las estimaciones de flete y simplifica la conciliación en la recepción de mercancías, reduciéndola a contar las cajas en lugar de abrirlas.
Cada unidad necesita su propia identidad de código de barras.
Los códigos de barras son el punto de encuentro entre el producto físico y el sistema del minorista, y los principios generales los establece GS1 , no ningún proveedor en particular. La regla que importa comercialmente es simple: el código de barras debe describir la unidad que una persona tiene en sus manos.
Una tarjeta con pines lleva un código de barras que se escanea en la caja y activa el reordenamiento. Una caja interior con el mismo código de barras que su contenido provoca un doble conteo al escanearla. Una caja interior con un identificador diferente resulta útil, siempre que el sistema del minorista reconozca dicho identificador. Decidir qué niveles llevan qué identificadores e informar al almacén evita que las cifras de inventario se desvíen de los estantes.
Pérdidas de mercancía, derrames y unidades que se pierden durante el transporte.
Los artículos de costura se manipulan más que la mayoría de los productos, ya que cada nivel requiere ser embalado, movido y desembalado. Los alfileres sueltos se caen. Las gomas elásticas sueltas se dispersan. Las bobinas ruedan. Cada nivel adicional de desembalaje aumenta la probabilidad de perder algunas piezas, y esas pérdidas se acumulan a lo largo del proceso.
Este es un argumento a favor de realizar el recuento en el punto donde se encuentra el código de barras, no en el punto donde el material es más barato de contar. Contar las piezas en la línea de llenado y esperar que la misma cantidad sobreviva a tres reempaquetados es demasiado optimista. Contar las unidades selladas que llegan a la venta al por menor es la cantidad que el minorista realmente puede vender, y es la cantidad que el proveedor debería estar dispuesto a respaldar.
Una hoja de conciliación que puede firmar
Una sola página basta para eliminar cualquier ambigüedad. Solicitamos que se acuerden estas líneas antes de finalizar el presupuesto, sea cual sea el producto:
- Unidades por unidad de venta al por menor, indicadas como un número exacto en lugar de un rango.
- Unidades de venta al por menor por caja interior, y cajas interiores por caja de envío.
- El total en cada unidad, por lo que los cuatro números se multiplican para obtener la cantidad pedida.
- La regla para el resto cuando la secuencia no divide exactamente.
- La unidad que contiene el código de barras de venta al por menor, y lo que contienen los niveles superiores en su lugar.
- La unidad a la que se refiere la orden de compra, que suele ser la unidad de venta al por menor.
- La unidad a la que se refiere la factura, que debe ser la misma.
Las dos últimas líneas presentan más errores que el resto de la hoja de cálculo en conjunto. Los pedidos registrados en una unidad y facturados en otra generan una discrepancia que parece un problema de precios, pero que en realidad es un problema de definición.
¿Qué debe incluirse en la especificación antes del muestreo?
Para cuando llega una muestra, la estructura de la unidad ya debería estar definida. Una muestra que llega en un embalaje no definido no permite saber si el producto funcionará en el lineal, ya que el embalaje solo muestra una parte de lo que ve el cliente.
- La unidad de venta al público, con sus dimensiones y capacidad de llenado.
- El área de la tarjeta o bolsa, para que el código de barras quepa sin tapar el nombre del producto.
- El recuento de cajas y cartones interiores, con el plan de paletización resultante.
- Las condiciones comerciales bajo las cuales se realizará el envío, ya que estas determinan quién es el responsable de las pérdidas durante el tránsito.
- Una persona designada en cada lado que posea cambios en cualquiera de los números anteriores.
Los términos comerciales merecen una mención aparte, ya que determinan quién asume el riesgo durante el transporte de las mercancías. Las reglas Incoterms 2020 publicadas constituyen el punto de referencia común, y el término elegido influye en si una discrepancia en el recuento es responsabilidad del proveedor o del comprador. Aclarar esto de antemano elimina una fuente importante de controversias.
Cómo Onehourcrafts concilia las unidades antes de cotizar
Primero solicitamos la información sobre la parte frontal del estante. Antes de fijar el precio, queremos saber qué productos elige el cliente, cómo se cuelgan o apilan y cuántas unidades caben en el expositor. Con esa simple respuesta, generalmente se resuelve la cantidad de tarjetas, cajas interiores y cartones sin discusión.
A partir de ahí, creamos la hoja de cinco niveles y fijamos el precio en función de ella, de modo que el presupuesto muestra las piezas, las unidades de venta al por menor, las cajas interiores y los cartones como líneas separadas en lugar de una cifra global. Un comprador que compare dos proveedores puede comprobar si el más económico simplemente omitió el embalaje. Nuestra gama de artículos de mercería y los programas de manualidades en general se especifican de esta manera, y la misma hoja se utiliza en la producción como instrucción de embalaje.
Señales de advertencia en un presupuesto de artículos de costura
Algunas citas son difíciles de verificar porque nunca se nombra la unidad. Estos son los patrones que invariablemente causan problemas posteriormente:
- Una cantidad total sin unidad de medida, por lo que mil podría significar piezas o paquetes.
- Un precio por unidad que no especifica si incluye el embalaje para la venta al por menor.
- Un recuento de cajas internas que varía entre la muestra y la producción en serie.
- Un peso de caja que no se indica, lo que oculta un palé que superará el límite de manipulación segura.
- Una regla de cantidad restante que aparece por primera vez en la lista de empaque.
- Un compromiso de código de barras que se describe como un favor en lugar de un elemento de línea específico.
Nada de esto demuestra mala fe. Demuestra que falta una definición, y esa falta se resolverá cuando alguien la complete, que rara vez es la persona que asume el riesgo.
Reordenar en la unidad que realmente se vende
Una vez que la producción está en marcha, la señal de reorden es la parte del sistema que decide discretamente si el producto permanece en el estante. Si la caja registradora cuenta las tarjetas y el almacén las cajas, alguien tiene que convertirlas manualmente cada vez que se realiza un pedido, y es ahí donde comienza la desviación.
Mantener el reordenamiento, el código de barras y el recuento en el estante en la misma unidad garantiza que las cifras coincidan por definición. La caja se convierte en un detalle de transporte, como siempre lo fue. Los minoristas que toman esta decisión con anticipación descubren que su surtido requiere menos correcciones y menos reposiciones de emergencia, porque el recuento en el que confían es el recuento que venden.
Si está reestructurando su programa de mercería y desea definir la estructura de unidades antes de contactar a los proveedores, envíenos el plano de estanterías y trabajaremos con usted en los cinco niveles. El archivo de guías de compra abarca los mismos aspectos para otras categorías de manualidades.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una pieza y una unidad de venta al por menor en un pedido de mercería?
Una pieza es un artículo físico individual. Una unidad de venta al por menor es el paquete que compra el cliente, como una tarjeta de pines o una bolsa de botones. La unidad de venta al por menor lleva el código de barras y normalmente es la que debe utilizarse en la orden de compra.
¿Por qué dos presupuestos para la misma cantidad tienen precios diferentes?
Normalmente, esto se debe a que un presupuesto se basa en piezas sueltas y el otro en unidades empaquetadas para la venta al por menor. El embalaje, la impresión de la tarjeta y la manipulación adicional son costes reales, así que pida a cada proveedor que indique a qué unidad se refiere su precio.
¿Debe emitirse la orden de compra por piezas o por unidades de venta al por menor?
Anótelo en la unidad que contiene el código de barras, ya que esa es la unidad que el minorista vende y repone. Cuando la fábrica cotiza por unidades, agregue una línea de conversión para que ambos números aparezcan en el mismo documento.
¿Para qué sirve una caja interior en un envío de artículos de costura?
Agrupa las unidades de venta al por menor para que puedan contarse y seleccionarse en lotes útiles. Indicar la cantidad de unidades en cada caja facilita el cálculo y evita que las cantidades listas para la venta lleguen en números extraños.
¿Cómo gestionamos una tanda de producción que no se divide de manera uniforme?
Acuerden de antemano una regla para el resto. Las opciones habituales son ajustar el paquete final, redondear la cantidad al siguiente cartón completo o guardar el excedente para el siguiente pedido. Cualquiera de las tres opciones funciona si se anota.
¿Las cajas interiores necesitan su propio código de barras?
Necesitan un identificador que el sistema del minorista entienda, y este debe ser diferente del código de barras de la unidad de venta. Reutilizar el código de barras del minorista en la caja interior provoca un doble conteo cada vez que alguien escanea el embalaje exterior.
¿Qué término comercial debe utilizar un pedido de nociones?
El plazo debe ajustarse al método de envío y a la experiencia del comprador con la ruta, más que a la costumbre. Lo importante es que el plazo elegido se especifique en el presupuesto para que ambas partes sepan quién asume la responsabilidad por la pérdida durante el transporte.
¿Con cuánta antelación se debe especificar el embalaje?
Antes de realizar el muestreo, ya que una muestra en un empaque no definido no permite prever cómo se comportará el producto en el punto de venta. El contenido del envase, las dimensiones de la tarjeta y el área del código de barras influyen en las ventas, no solo en el envío.
¿Qué causa un envío incompleto cuando el recuento de fábrica es correcto?
Roturas y derrames durante los repetidos procesos de reenvasado. Contar las unidades selladas para la venta al público a su llegada proporciona una cifra que el minorista puede vender realmente, lo cual es más útil que un recuento en la línea de envasado realizado varias etapas antes.
¿Cómo se deben configurar los niveles de reordenamiento para un rango de nociones?
Colóquelos en unidades de venta al por menor, ya que eso es lo que registra la caja y lo que hay en el estante. La conversión manual de cajas en cada reordenamiento es donde suele producirse la desviación en el conteo.
