木曜日の午後、マンチェスター。テーブルには8,000個のキットが並べられ、買い手は見積もりに満足している。価格について話す前に、私は一つだけつまらないことを頼んだ。サンプル請求書に印刷されている輸出業者の名前だ。彼女がそれを手に入れるのに4日かかり、届いたのは私たちが一度も話したことのない会社のものだった。請求書番号1180-A、寧波のレターヘッド、1ページに2つの会社名が記載されている。中国のクロスステッチ工場の買い手は、そのページを保証金の3週間後ではなく、保証金の支払前に渡すことができる。
最初の1ヶ月は、ほとんどが書類作業で、製品自体は出ません。誰もそのことについては投稿しません。6種類のデザインと12種類のカラーバリエーションは、約30ページにも及ぶ書類の山で、ようやく売上が伸び始めるのです。そして、この書類作業こそが、3回目の出荷で顧客が期待するラベルと輸入業者名がきちんと記載されているかどうかを左右するのです。
価格について話し合う前に、私が要求する資料一式
5ページあるが、どれもパンフレットではない。写真も一枚もない。それらを請求してみて、その後の展開を見てみよう。
4つを返送してきて、5つ目は再発行だと正直に伝えてくれるサプライヤーは、通常、サンプルを送ってみる価値があります。青島郊外のある工房は、検査用紙にまだ署名していないという一行の謝罪とともに、40分で対応してくれました。1週間沈黙するのも情報です。クロスステッチキットの卸売では、1つの容器に6つか7つのデザインが入っているため、再注文を以前の注文と同一に保つ唯一のものはパッケージです。
これは決して不信感からくるものではありません。私が目にする遅延のほとんどは、工場側から依頼がないために発生しています。つまり、書類は誰かの頭の中に記憶されていて、あなたのために一度だけ急いで書き留められるだけなのです。ある梱包明細書は6月に届きましたが、ヘッダーには昨年10月の日付がそのまま残っていて、カートンはすでに港に到着していました。まさに、間違った日付が間違ったページに書かれてしまうような状況です。
契約する前に「精査済み」とはどういう意味であるべきか
サンプルが素晴らしかったという意味ではありません。サンプル作りはこの商売で一番簡単な部分です。優秀なエージェントなら、3回目の注文で品質が落ちてしまうような工房からでも、完璧なサンプルを作り出すことができます。3回目の注文でその差が露呈するのです。1回目は注目を集め、2回目は習慣化し、3回目は床に転がっているものなら何でも手に入れる、といった具合です。
「審査済み」とは、すべてのページに同じ会社名が記載され、同じ人物が同じ行に2回署名していることを意味します。これは私がクロスステッチキットのサプライヤーに求める基準です。低いハードルですが、驚くほど多くのサプライヤーがこれをクリアしていません。署名のスキャン画像をフォルダに保存しているのは、次の署名と並べて保管するためだけです。
最も重要なのは2つの質問です。記録上の輸出者は誰か。そして、段ボール箱に不具合があった場合、検査記録に署名するのは誰か。もしこの2つの答えが異なる建物を指し示すなら、2番目の名前を書き留めておきましょう。なぜなら、10月にあなたが議論する相手は、まさにその人物だからです。私が最後に確認した2つの建物は、11キロメートル離れていました。
収集した文書の履歴を、収集順に並べたもの
順番は重要です。前のページを手にとってから、次のページを確認する方が簡単です。
- 輸出業者名と営業許可証を記載し、請求先企業への決済を優先的に行います。手書きの要約ではなく、スキャンした画像を使用してください。
- これは、あなたが実際に問い合わせたキットのサンプルレコードであり、同じ色系統の類似品のものではありません。
- 検査用紙は白紙のままで構いません。何が測定され、誰が署名するのかが分かるようにするためです。白紙でも問題ありません。白紙の方が良いでしょう。
- 梱包仕様：カートン数、カートンあたりの個数、総重量および正味重量（小数点以下2桁まで）。
- 同じ仕向地への以前の注文に関する出荷書類。年号が確認できる。
クロスステッチ工場の中国バイヤーが監査できるもの
私の経験上、譲れない点が4つあります。生地の供給、つまり番手と染色ロット。チャートとその記号セット。検査官の署名。そして、輸出書類一式とともにコンテナに同梱される梱包明細書です。14番手と18番手は同じ張力でも全く異なる挙動を示し、染色ロットのずれは1ヶ月目ではなく2ヶ月目にクレームになります。
優れたトレーディング会社が得意とするその他の業務、例えばサンプリング、統合、深夜の宅配便の追跡などは、どれも問題なくこなせる。しかし、私が最も重視するのはチャートの所有権だ。他人が所有するチャートは、次の取引開始前に修正することはできない。また、カウント取引においては、シンボルセットが商品そのものとなる。誰がチャートを作成したのか、そして誰が変更を許可されているのかを尋ねよう。
不完全な状態で届いた5つの論文
| ページ | 通常欠けているもの | 後々お金がかかる理由 |
|---|---|---|
| エクスポート名 | ワークショップとの関係 | 苦情の宛先を変更します |
| サンプルレコード | 日付と改訂番号 | どのバージョンが承認されたのかは誰も知らない。 |
| 検査フォーム | 許容誤差（ミリメートルまたはグラム単位） | 欠陥には合格線も不合格線もない |
| 梱包仕様 | 総重量、またはカートンあたりの個数 | 港で運賃が再計算されます |
| 船積書類 | 目的地、または年 | ルートは実績があるように見えるが、実際はそうではない |
個々の差異はそれほど深刻ではない。しかし、それらが積み重なると、ごく普通の再注文が2週間にも及ぶメールのやり取りに発展し、出荷不足のクレームは誰かの記憶違いを巡る議論へと発展する。昨秋、この議論によって、10,500個のキットの発注で、購入者は10日間と1パレット分の損失を被った。
品質を決めるのは証明書ではなく、サンプル記録である。
サンプル記録は、この資料の中で最も地味なページだが、私は二度読んだ。役に立つものには、改訂番号、日付、作成者、そして以前のバージョンからの変更点が記載されている。記号、布目数、糸の参照、フープサイズ、針サイズなどが、初心者でも質問せずに理解できるように書かれている。優れたものは1ページに収まる。私は引き出しに41枚保管しているが、そのうち11枚には改訂番号が全く記載されていなかった。
改訂番号のないレコードが届いた場合、複数のバージョンが出回っていると推測しますが、これまでのところ、私の推測は毎回正しかったです。だからといって、そのサプライヤーとの取引をやめる理由にはなりません。工場側がまだ関心を持っているうちに、番号付けを修正する理由になります。テンプレートを自分で作成することを申し出てみてください。ほとんどのサプライヤーはそれを受け入れてくれます。
工場か貿易業者かは、輸出業者名から読み取ってください。
請求書に記載されている名前と出荷書類に記載されている名前は一致している必要があります。一致しない場合は、誰が誰の代理を務めているのかを簡潔に尋ね、その回答をファイルに保管してください。必ず書面で確認してください。電話での回答は、長くなり、曖昧になりがちです。
独自の輸出名義で事業を展開し、その背後に特定の工房を持つ貿易業者はごく普通のことです。しかし、見慣れない名前が2つも出てきて、何の釈明もない場合は話が別で、預金を引き出す前にもう一度メールで問い合わせる価値があります。私が2年間保管していた返信には、2番目の会社が書類手続きを担当しているとだけ書かれていました。どの書類を担当しているのかは明記されていませんでした。
Onehourcraftsがパッケージを組み立てる方法
Onehourcraftsでは、クロスステッチ用品のほか、かぎ針編み、パンチニードル、刺繍、フェルト、裁縫用品を取り扱っています。発送は毎回同じ手順で行われます。輸出者名、改訂番号付きのサンプル記録、空白の検査用紙、梱包仕様書、そして同等のルートからの出荷書類1枚です。催促もエスカレーションも不要で、同じ5ページが同じ日に届きます。
購入者は、請求書と同封されるのではなく、サンプル提供前にこの資料を受け取ります。これはプライベートブランド製品にも使用されるものと同じパッケージです。すべてのサプライヤーにこの5ページを請求すれば、比較対象は文章の丁寧さではなくなります。価格はパッケージの内容に左右されるのであって、その逆ではありません。その他のチェック項目については、弊社の購入ガイドをご覧ください。
新聞では証明できないこと
彼らは収容能力を証明できず、作業場が写真通りの状態であることも証明できない。6週間後には予約でいっぱいになるかもしれないフロアの上に、きれいなファイルが置かれている。以前、私は3人が借りているだけの部屋に入ったことがあるのだが、そこにはどの銀行でも承認するようなファイルが置いてあった。
また、購入者が選んだ糸で14カウントの生地が適切に処理されるかどうかも分かりません。2本撚りのステッチで毛玉ができやすい生地は、チェックリストではなく、実際に刺繍枠に掛けてみて初めて分かるものです。これは物理的な問題であり、フォルダーではなく刺繍枠で確認する必要があります。GS1が一般的に規定しているバーコードと製品識別ルールも、同じカテゴリーに属します。紙面上では正しいものの、ラベルがまっすぐに貼れるかどうかは関係ありません。
そして、価格の安定性については何も言及されていません。ある供給業者が11ヶ月間価格を据え置いていたのに、コンテナの予約が行われた週に価格を上げたのを私は見てきました。契約書には価格変更を約束する内容は一切ありませんでした。11ヶ月の忍耐、たった4日間の警告、そしてコンテナは既に海上に出ているのです。
目的地によって規則が異なる
ラベル表示には、思わぬ落とし穴が潜んでいます。繊維含有量、輸入業者識別情報、子供向け製品に必要な文言はすべて市場によって異なり、しかもそれぞれ独自のスケジュールで変更されます。国際貿易局の一般的な市場アクセスに関するガイダンスは、賢明な出発点ではありますが、輸入業者に実際に箱に何が表示されているのかを尋ねることの代わりにはなりません。私の記録によると、ハンブルクとフェリクストウに出荷された同じキットでも、ラベルシートが2種類異なっていました。
二つの習慣が役に立ちます。一つは、以前の出荷書類がどの市場に送られたのかを尋ねること、もう一つは、その市場向けのラベルデザインがまだ保管されているかどうかを尋ねることです。両方に答えられるサプライヤーは、見積もりを全面的に再作成することなくラベルを再印刷してくれる傾向があります。この質問のおかげで、今年は3回も見積もりをやり直す必要がなくなりました。
次回の注文を容易にするために結果を記録しておく
| 私が記録するもの | どこから来るのか |
|---|---|
| 輸出業者名、および検査に署名する人 | 請求書と空白の用紙 |
| サンプル改訂版と日付 | サンプルレコード |
| カートン数、個数、総重量 | 梱包仕様 |
| 最終出荷先と出荷年 | 船積書類 |
| 供給業者が製造できないと言ったもの | あなた自身のメモ、一字一句そのまま |
最後の行は、多くの人が見落としがちな部分ですが、私が最もよく使う部分です。3月に供給不足を認めたサプライヤーを、4月の供給不足と比較することができます。同じ供給不足が2回確認できれば、推測する必要はなくなります。私の記述は、誤字脱字も含めて一字一句そのまま引用しています。
最初のメールに書いた内容
- 私が問い合わせているキットについて、個数と完成サイズ（いずれもミリメートル単位）を明記してください。
- 5ページ分のリクエストを、1ページずつ指定してください。
- ラベル表示は仕向け地市場に合わせて行われるため、仕向け地市場が重要となる。
- 入金は荷物の後に行われるという一文。
- 既に存在するチャート改訂版はどれか、そして最後に顧客が承認したのはどれか、という質問です。
2つのパケット、2つの物語
- 4日間の沈黙。サンプルは9日後、荷物は21日後、その間に丁寧なメールが4通届いた。輸出業者名は住所が記載されていない会社で、サンプル記録には改訂番号がなかった。サンプルは素晴らしかった。別の業者からサンプルを採取したところ、2番目の業者はその日の午後に4ページ分のサンプルを送付し、5ページ目については正直なメモを添えていた。
- 几帳面な商人。 1日で5ページにも及ぶ書類、独自の輸出名、工房名、そして同じ仕向地からの出荷書類。何も隠されていないため、3ヶ月目には何も発覚しなかった。この取引関係は4年目を迎え、その間に価格は2回変動したが、いずれも書面で記録されている。
次のステップ：サンプルの前にパケットを要求する
5ページにわたる依頼書をサンプル依頼書と同じメールに添付し、手付金は依頼書に続いて支払う旨を明記してください。メールを送ったサプライヤーの半数は1日以内に返信をくれるでしょう。そういったサプライヤーは、わざわざ足を運ぶ価値があることが多いです。残りの半数は1週間後に返信をくれ、その返信であなたの立場が分かります。
特定のキット用にパッケージを組み立ててほしいバイヤーは、Onehourcrafts に概要をお送りください。中国のバイヤーが頼りにする、組織化されたクロスステッチ工場が作成する5ページ分の資料に加え、まだ準備できていない1ページ分についての明確な回答も期待できます。キット、カウント数、市場をお送りください。残りは弊社にお任せください。以前のスコープに関するメモはブログのアーカイブにあります。
よくある質問
最初にどの書類を請求すべきですか？
輸出業者名。通常は2行下に記載されています。その他すべての情報は、この輸出業者名に紐づいています。請求書を発行する会社が分かれば、サンプル記録と検査フォームの記載場所が決まります。最初のメールでサンプル依頼と併せて、その旨を尋ねてください。
中国の工場は特別な輸出許可が必要ですか？
キットの場合は、通常はそうではありません。異なるのは、記録上の輸出者とそれに付随する書類です。前回の出荷時に誰の名前が記載されていたかを確認し、そこから遡って調べてください。ライセンス自体が不足しているということは滅多にありません。
ドキュメントのエクスポート名を確認するにはどうすればよいですか？
サンプル請求書、梱包仕様書、以前の注文の出荷書類の3ページを並べてください。名前は1つに絞り、相違点があれば前払い金を支払う前に書面で説明してください。
サンプルレコードには何が含まれていますか？
改訂番号、日付、作成者、前回からの変更点。カウントワークの場合は、布のカウント数、糸の参照番号、記号セットを追加します。
工場は、私が手付金を支払う前に書類を送ってくれるでしょうか？
優良な業者はそうします。空白のテンプレートは共有するのに費用はかかりません。空白の検査フォームを機密情報として扱う業者は、クレーム処理がどのように進むかについて何かを物語っています。
ラベル表示規則の変更によって、書類作成はどのように変わりますか？
主に仕向地によって判断されます。繊維含有量や輸入業者の識別情報は市場ごとに異なるため、梱包仕様やラベルのデザインは、カートンが送られる国に合わせてチェックされます。
工場が監査報告書を共有しない場合はどうすればよいでしょうか？
代わりに、空白の検査用紙を請求してください。そこには、測定項目と署名者が明記されています。他の顧客向けに作成された工場監査報告書は、通常、あなたの手元に届く頃には2年も前の情報になっています。空白の用紙の方が最新の情報が記載されており、機密性も低くなります。
書類確認にはどれくらい時間がかかりますか？
5ページのうち4ページが届くまでには、通常4営業日かかります。5ページ目は、最初の4ページが読まれた後に届く傾向があります。1週間以内に何も届かない場合は、サンプルに関する話し合いは時期尚早かもしれません。
通関手続きには代理人が必要ですか？
多くの場合そうですが、これは仕入先を選ぶのとは別の決定事項です。工場があなたに提供すべき義務は、一貫した輸出名と、仲介業者が作業できる梱包仕様書です。仲介業者は初日にこれら両方を要求します。
最初のメールには何を含めるべきですか？
キットの内容、数量、仕向地、各ページの名前を順に記した5ページ、そして入金が荷物に続く旨を記した一行。200語以内で十分でしょう。
