Компетентный производитель вязаных изделий, соответствующий стандартам BSCI, — это не тот, кто может изготовить папку по запросу. Это тот, у кого рабочее время, учет заработной платы, проверка возраста и соблюдение правил техники безопасности выглядят одинаково как в обычную неделю, так и в неделю визита аудитора. Документация важна, но важна потому, что она описывает то, что уже происходит.
Обычно покупатели поздно начинают соответствовать социальным стандартам. Товар уже готов, цена согласована, и только потом розничный покупатель запрашивает отчет о проверке качества, прежде чем заказ будет отправлен. С этого момента вопрос перестает быть вопросом о том, насколько прилична фабрика, и становится вопросом о том, может ли кто-нибудь это продемонстрировать.
Что может и чего не может рассказать вам социальный аудит
Социальный аудит — это структурированная выборка. Аудитор изучает документы, обходит цеха, опрашивает работников вдали от их руководителей и сравнивает показания людей с данными в документах. Он выявляет множество проблем: неоплаченные сверхурочные, заблокированные выходы, небезопасную проводку, отсутствие средств индивидуальной защиты и несоответствие расчетов заработной платы.
Это не гарантирует, что всё всегда идёт не так. Это не позволяет увидеть практику, которая происходит только тогда, когда нет посетителей, и ничего не говорит о том, сохранится ли система управления следующей зимой. Воспринимайте аудиторский отчёт как свидетельство определённого периода, а не как постоянное состояние, и дальше статья будет понятно.
Почему файл, готовый к аудиту, не является минимальным требуемым уровнем.
Наиболее распространенная модель ошибок — это ситуация, когда на заводе существуют две версии реальности. В табелях учета рабочего времени отражена обычная неделя, в ведомостях заработной платы — пиковый период, и эти две данные были сверены вручную накануне вечером. Аудиторы обучены именно этому, и обычно истина кроется в арифметических расчетах, а не в отношении к делу: часы работы в сумме дают правдоподобную сумму, в то время как производственные записи показывают объем производства, превышающий этот общий объем.
Та же неточность наблюдается и в заработной плате. Расчетный лист может быть полным, но при этом содержать ошибки, если ставка за сверхурочную работу была рассчитана неверно или если сдельная оплата незаметно покрывала неоплачиваемое время простоя. Решение скучное и носит структурный характер: один набор записей, заполняемых ежедневно, так что при необходимости не требуется никаких дополнительных действий.
| Сигнал | Версия, готовая к аудиту | Соответствующая версия |
|---|---|---|
| Посещаемость | Восстановлено на основе данных из системы учета заработной платы за неделю до визита. | Записывается ежедневно линейным руководителем. |
| Через некоторое время | Запись произведена в часах без привязки к результату. | Зарегистрировано в соответствии с порядком его изготовления. |
| Обучение | Имеющиеся в архиве сертификаты без указания даты использования. | Записи обновляются при изменении оборудования или численности персонала. |
| Жалобы | Пустой журнал, ведущийся для аудитора. | Записи с указанием владельцев, дат и зафиксированных результатов. |
Большинство покупателей впервые сталкиваются с этой проблемой при работе с производителем вязаных изделий, который уже сотрудничает с розничной сетью, поскольку аудиторы розничного клиента могут прибыть независимо от визита представителей сети. В случае заказа вязаных изделий под собственной торговой маркой, привлечение второй аудитории гарантировано, а не вероятно.
Что именно проверяет аудитор
| Область | Доказательства, запрашиваемые аудитором. | Там, где обычно возникают ошибки при работе с файлами. |
|---|---|---|
| Рабочее время | Данные о посещаемости, показания часов и объемы производства за те же недели. | Количество часов, противоречащее данным о производительности, представленным в отчете. |
| Заработная плата | Расчетные листки, банковские переводы и расчеты по каждому вычету. | Надбавка за сверхурочную работу была рассчитана исходя из неверной базовой ставки. |
| Подтверждение возраста | Документы, удостоверяющие личность, и реестр работников моложе восемнадцати лет. | Копии хранятся без документальной проверки оригинала. |
| Охрана труда и техника безопасности | Защита оборудования, противопожарное оборудование, хранение химических веществ и ведение документации по обучению. | Проведенное обучение, которое так и не было зафиксировано. |
| механизм рассмотрения жалоб | Журнал жалоб, кто рассматривал каждую из них и что изменилось. | Коробка, которая открывается только тогда, когда приходит посетитель. |
| Субподряд | Заявленная мощность по отношению к фактически произведенной продукции | Работа отправлена подразделению, которое нигде не фигурирует в файле. |
Ни один из этих рядов не является экзотическим. Это шесть мест, где линия вязания крючком с большим количеством ручной работы и сезонным пиком имеет тенденцию к смещению, потому что ручную работу легко перемещать, а пики легко объяснить.
Рабочее время: арифметика, которая ломает файл.
Завод может быть совершенно готов ограничить рабочее время и все равно не пройти проверку, потому что ограничение действует еженедельно, а объем работ – ежемесячно. Покупатели переносят дату поставки, завод соглашается, и нехватка времени восполняется за три долгие недели. Затем в отчетах обнаруживается закономерность, которую не сможет пройти ни один разумный аудит, независимо от первоначальных намерений.
Практическим рычагом является график заказов, а не свод правил завода. Если покупатель хочет получить мощности в пиковый сезон без пиковых часов работы, объем необходимо распределить на большее количество недель или разделить по большему количеству производственных линий. Это вопрос планирования, и он должен быть отражен в коммерческом предложении, а не в корректирующих действиях через шесть месяцев.
Заработная плата и след, скрывающийся за расчетным листком.
Вопрос, подлежащий проверке, прост: может ли фабрика показать, как была рассчитана заработная плата одного работника за один месяц? Это означает базовую ставку, отработанные часы, надбавку, любые элементы сдельной оплаты труда и любые законные вычеты, все с возможностью отслеживания перевода средств. Если ответ представляет собой общую сумму без объяснения причин, то запись является скорее сводкой, чем доказательством.
Для покупателей это имеет значение как с коммерческой, так и с этической точки зрения. Структура оплаты труда, которая стабилизируется только при больших объемах производства, становится нестабильной в момент окончания сезона, а нестабильность проявляется в текучести кадров, которая, в свою очередь, проявляется в некачественном пошиве в следующем заказе.
Документы, которые должны быть актуальными, а не полными.
Наличие полного файла, которому три месяца, — распространённая проблема, и обычно это следствие неисправности системы технического обслуживания, а не скрытая ошибка. Проверка заключается в том, была ли каждая запись сделана в момент возникновения события или позже.
- Посещаемость за текущий месяц вводится ежедневно по хронометражу, а не восстанавливается.
- Расчет заработной платы за последний полный расчетный период хранится вместе с расчетным листком.
- Реестр работников моложе восемнадцати лет, пересматриваемый с фиксированной периодичностью каждый месяц.
- Документация по обучению и использованию оборудования за предыдущий квартал.
- Журнал рассмотрения жалоб, включая записи, которые еще не рассмотрены.
Оптовый поставщик товаров для вязания крючком, который делит здание с другим предприятием, добавляет к этому списку еще один пункт: обязательный перечень всех подразделений, расположенных на одной территории, чтобы аудитор не обнаружил цех, о котором никто не упомянул.
Проверка возраста и молодые работники
Проверка возраста проходит незаметно. Копия документа, удостоверяющего личность, помещается в архив, никто не фиксирует, что оригинал был просмотрен, а в папке с документами о приеме на работу обнаруживается второй документ с другой датой рождения. Правило, применяемое аудитором, касается проверки, а не наличия фотокопии.
Там, где закон разрешает работу молодым людям старше минимального возраста, обязанности обычно меняются в отношении рабочего времени, ночной работы, отдыха и типа выполняемой работы. В цехе по вязанию крючком ситуация сравнительно безопасна, но режущие инструменты, горячее оборудование в зоне отделки и хранение химикатов меняют ситуацию. Ведение реестра работников младше восемнадцати лет, обновляемого ежемесячно, обходится дешевле, чем его поиск.
Безопасность на площадке для вязания крючком
Полы, где работа выполняется вручную, выглядят спокойно и скрывают обычные опасности: оставленные на общих столах лезвия, иглы, хранящиеся в открытых лотках, ворс возле вентилятора, удлинитель, пересекающий проход, питьевая вода, поставленная рядом с кладовой химикатов. Каждая из них — мелочь. Но вместе они составляют то, что аудитор фиксирует как выявленные нарушения в процессе уборки.
Стандарты по охране труда и технике безопасности, опубликованные ISO , описывают подход к управлению, лежащий в основе этого, а практическим вариантом является еженедельная прогулка с составленным письменным списком. Список — это и есть суть. Незарегистрированная прогулка — это привычка; зарегистрированная — это система.
Цикл недовольства и почему важно иметь закрытый ящик
Эффективность механизма рассмотрения жалоб оценивается по тому, что происходит после подачи жалобы, а не по тому, существует ли он вообще. Пустой журнал — плохой знак; обычно это означает, что никто не доверяет этому механизму. Журнал с записями, указанием владельца, даты ответа и зарегистрированного изменения — признак того, что механизм активен.
Это проявляется в ходе собеседований. Аудиторы беседуют с работниками без присутствия руководителей, и ответы, которые они получают о том, как рассматривалась жалоба, имеют больший вес, чем документ, в котором она зафиксирована. Международная организация труда публикует конвенции, на которых основаны эти схемы, и они достаточно доступны для понимания, чтобы использовать их в качестве контрольного списка при подготовке.
Имитация аудита перед настоящим.
- Выберите спокойную неделю и обычную неделю, затем запросите записи за обе недели, а не только за период аудита.
- Сверьте данные о посещаемости, заработной плате и результатах работы за эти недели на одной странице и ведите учет.
- Пройдитесь по цеху, используя тот же контрольный список, что и аудитор, включая складские помещения и столовую.
- Проведите интервью с тремя работниками из разных производственных линий без присутствия их руководителя в комнате.
- Проверьте эффективность способа подачи жалобы, отправив реальную жалобу и доведя дело до получения письменного результата.
- Зафиксируйте все обнаруженные несоответствия, указав владельца и дату, а затем повторно проверьте те же самые элементы через месяц.
Последний шаг определяет результат. В ходе пробной проверки составляется список; только повторная проверка того же списка показывает, изменилась ли система или документация.
Корректирующие действия и отсчет времени
Результаты проверок поступают в виде запросов на корректирующие действия, и покупатели часто рассматривают отчет как завершение процесса. На самом деле это только начало. Проверка считается завершенной, когда устранена первопричина и подтверждена актуальность доказательств, а это обычно занимает больше времени, чем подготовка первоначального ответа.
Требуйте доказательств закрытия, а не плана. Фабрика, которая присылает фотографии, исправленные формы и записи об обучении персонала, уже проделала всю работу; та, которая присылает описание и обещание, еще нет.
Как компания Onehourcrafts готовит линию вязаных изделий к аудиту
Компания Onehourcrafts рассматривает аудит как ограничение производства, а не как коммерческий документ. Производственная мощность указывается исходя из реального количества рабочих часов, график заказов выравнивается там, где пиковая нагрузка в противном случае привела бы к длительным рабочим неделям, а набор данных поддерживается в актуальном состоянии, а не формируется к определенной дате. Покупатели, которым нужен отчет, получают самый последний отчет с указанием даты и объема работ, поэтому никто не воспринимает его как заявление о текущей неделе.
Изделия, связанные крючком, к которым это относится, находятся на странице вязаных изделий , а более подробная информация о поставщиках собрана в руководстве по закупкам . Отчет об аудите Amfori является полезным инструментом при принятии решения о поставщике. Он не заменяет визит покупателя и не заменяет письменную спецификацию.
Помимо аудита, существуют два коммерческих нюанса. В случае заказа на изделия из вязаного крючком с индивидуальным брендированием, собственная группа по соблюдению нормативных требований покупателя обычно задает вопросы, не охватываемые схемой, например, кто хранит макет и что происходит с инструментами после завершения производства. Для готовых к розничной продаже изделий из вязаного крючком требуется маркировка, которая проверяется на складе, а не во время аудита. Поиск поставщиков вязаного крючком в Китае выдает как торговые компании, так и фабрики, и разница становится очевидной только тогда, когда кто-то запрашивает информацию о часах работы цеха. Именно поэтому производителя вязаного крючком, соответствующего стандарту BSCI, следует выбирать, исходя из его производственных мощностей, а не из предлагаемой цены.
Чего покупателю не следует истолковывать в сертификате
Прохождение проверки не определяет стоимость заказа, не сокращает сроки выполнения и не гарантирует качество вязки следующей партии, а также не перекладывает обязательства фабрики на поставщика пряжи. Каждый из этих пунктов является отдельным, и объединение их в одном документе приводит к тому, что покупатель оказывается уверенным в неправильном товаре.
Наиболее безопасный подход — разделить три вопроса: соответствует ли фабрика стандартам, способна ли она их реализовать и подходит ли она для данного изделия. Производитель вязаных изделий, сертифицированный по стандарту BSCI, может хорошо ответить на первый вопрос, но все равно окажется неподходящим для маленькой вышитой сумочки. Отправьте спецификацию , и ответ будет охватывать все три вопроса. Дополнительные заметки по планированию можно найти в блоге .
Часто задаваемые вопросы
Как долго действует аудиторский отчет?
В отчете описывается период, который был рассмотрен. Поэтому большинство покупателей запрашивают отчет за текущий цикл и рассматривают более ранний отчет скорее как справочный, чем как отражение текущей ситуации.
Может ли завод допускать превышение установленного законом лимита сверхурочной работы?
Неправомерно. Длительные рабочие недели могут быть зафиксированы честно, но при этом все равно могут привести к замечанию, поэтому исправление ошибок обычно следует проводить в календаре заказов, а не в табеле учета рабочего времени.
Что произойдет, если запрос на аудит поступит до оформления первого заказа?
Это нормально, и это самый подходящий момент. Производственные мощности, часы работы и установленный рекорд могут быть скорректированы до подписания даты поставки, что гораздо дешевле, чем после.
Применяется ли сертификат к моему заказу?
Нет. В нем описывается каждый объект в отдельности. В приказе содержится собственная спецификация, и соответствие требованиям является одним из факторов, влияющих на выбор места его применения.
Какая часть аудита посвящена документам?
Примерно половина времени уходит на изучение документов, а половина — на работу в зале и на собеседования. Идеально оформленное дело и несогласие с мнением коллег — это замечание, а не одобрение.
Почему небольшие предприятия не проходят проверку при заключении субподрядных договоров?
Поскольку при аутсорсинге не остается записей о рабочем времени или заработной плате. Производственная мощность, указанная в файле, должна соответствовать тому, что цех может фактически произвести.
Что должен спросить покупатель после того, как нашёл объект?
Доказательства закрытия: фотографии с указанием даты, исправленные формы, записи об обучении и повторное тестирование. Сам по себе план ничего не закрывает.
Допускаются ли вообще молодые работники?
Это зависит от местного законодательства и правил программы, которые устанавливают ограничения по количеству рабочих часов, ночной работе и разрешенным видам деятельности. Обычно для обеспечения прозрачности ведется ежемесячный реестр.
Охватывает ли социальный аудит химическую безопасность?
Она охватывает хранение, обращение, средства защиты и обучение. Вопрос о том, является ли конкретный материал ограниченным в использовании на данном изделии, решается отдельно путем проведения испытаний изделия.
Как часто следует проводить повторный аудит завода?
Данная схема задает цикл, но покупателю с сезонным пиком не следует полагаться только на этот цикл. Наиболее ценным дополнительным шагом является повторная проверка учета рабочего времени и заработной платы в период пика.
