Поставщик швейных принадлежностей и розничный покупатель могут договориться о цене, сроках поставки и материале, но всё равно могут разойтись спором на этапе приёмки товара, потому что обе стороны считают разные вещи. Одна считает количество штук в коробке, другая — карточки, висящие на крючке. Разница между этими двумя числами — это не округлённая величина, а спецификация, и она должна быть зафиксирована в письменном виде до подписания заказа на покупку.
Практически все споры по поводу комплектующих, которые мы видим, сводятся к неназванному элементу. Покупатель заказывает тысячу швейных булавок и получает тысячу булавок, но они приходят на двадцати пяти карточках по сорок штук, а схема расположения булавок рассчитана на пятьдесят карточек. Ничего не пропало и все в порядке, тем не менее, поставка непригодна для использования в том виде, в котором она была доставлена. Исправление этого постфактум обходится дороже, чем исправление на этапе составления сметы.
Почему поставщик швейных принадлежностей и розничный продавец по-разному учитывают один и тот же заказ?
Мелкие предметы, дешевые поштучно и продаются в многослойной упаковке. Такое сочетание делает подсчет неоднозначным, чего нельзя сказать о более крупных товарах. Фабрика подсчитывает то, что она может взвесить, наполнить и запечатать: отдельные предметы попадают в пакет, пакеты — в коробку, коробки — на поддон. Розничный продавец подсчитывает то, что покупатель может взять в руки, перевернуть и прочитать: обычно это карточка, блистер или небольшой полиэтиленовый пакет со штрихкодом.
Оба подсчета верны. Они просто произведены на разных уровнях одной и той же стопки. Ошибка заключается в том, что в коммерческом предложении обычно указывается только один из них, а другая сторона предполагает остальные. Запросите у поставщика заказ на тысячу единиц, и вы можете получить один уровень упаковки; запросите тысячу розничных единиц, и вы можете получить другой, по другой цене, с другим количеством коробок и другим количеством рабочей силы на упаковочной линии.
Практическое решение заключается в том, чтобы перестать рассматривать упаковку как деталь заказа и начать рассматривать ее как часть определения продукта. Единица с штрихкодом — это та единица, которую продает розничный продавец, единица с штрихкодом — это также та единица, которую розничный продавец заказывает повторно, а все, что находится выше нее, существует для безопасной транспортировки этой единицы.
Пять единиц, через которые проходит заказ.
Большинство товарных рядов проходят пять этапов между линией розлива и полкой. Указание всех пяти этапов и определение того, какой из них является основным, устраняет двусмысленность, которая приводит к большинству случаев недопоставки и споров по поводу подсчета.
| Единица | Кто обычно это учитывает? | Что происходит, когда это не называется? |
|---|---|---|
| Кусок | Линия розлива | Цена кажется низкой, потому что в ней полностью отсутствует розничная упаковка. |
| Картонная упаковка, блистер или полиэтиленовый пакет | Розничный продавец и покупатель | Стоимость упаковки не указана, поэтому она неожиданно увеличивается. |
| Внутренняя коробка | Упаковщик и сборщик | Этот параметр не учитывается при расчете количества товара на упаковке, поэтому количество товара, готового к продаже, не делится нацело. |
| Транспортировочная коробка | Грузоперевозки и таможенные пошлины | По ошибке засчитано как товар, пригодный для продажи, что нарушает сигнал повторного заказа. |
| Паллет или слой | Склад | Указывается последним, чтобы высота и вес поддона определялись при погрузке. |
Когда все пять пунктов записаны с указанием номера напротив каждого, цитату можно проверить. Когда записан только один пункт, все остальные уровни представляют собой предположение, которое разделяет кто-то, кто может его не разделять.
Прежде всего, определите товарную единицу.
Начните с определения того, что находится на полке. Определите, что покупатель физически берет с собой на кассу, потому что на этом предмете есть штрихкод, цена и название товара. Для многих товарных линий это карточка, а не отдельный предмет, и разница существенна: карточка из сорока булавок требует больше материала, больше печати и больше манипуляций, чем сорок отдельных булавок.
После определения количества единиц товара, подлежащих продаже, подсчет количества осуществляется арифметически, а не путем переговоров. Двести пятьдесят карточек по сорок булавок — это десять тысяч булавок. Поставщик может установить цену на булавку, карточку, работу и коробку, исходя из единого согласованного определения, и покупатель может сравнить два предложения, не гадая, не было ли в одном из них незаметно исключена упаковка.
От детали к карточке: где появляется первая ошибка округления.
Наиболее распространенная арифметическая ошибка возникает на этапе изготовления одной карточки. Если целевое количество карточек составляет сорок штук, а тираж — десять тысяч, то в итоге получается ровно двести пятьдесят карточек. Если же целевое количество уменьшить до тридцати пяти, то в результате получится двести восемьдесят пять карточек, и останется двадцать пять лишних. Эти лишние единицы — это реальная себестоимость, и их нужно куда-то девать.
Покупатели, указывающие только общее количество штук, по умолчанию передают это решение фабрике. Некоторые фабрики включают остаток в последнюю карточку, в результате чего получается одна карточка, не соответствующая остальной партии и которая может выйти за пределы допустимого отклонения по весу, установленного розничным продавцом. Другие же отбрасывают остаток и выставляют счет за весь тираж. Оба варианта можно избежать, если одновременно указать количество карточек и общее количество, а также установить четкое правило для остатка.
Оптовые, крупные и OEM-заказы — это три разных вида закупок.
Покупатели воспринимают эти слова как взаимозаменяемые, и производитель швейных принадлежностей будет устанавливать на них совершенно разные цены, потому что каждая из них предназначена для выполнения разных задач. Ассортимент нашей продукции представлен в сравнении с этими четырьмя моделями, и выбор правильной модели обычно является первым полезным действием покупателя.
| Модель заказа | Кому принадлежит розничная упаковка? | Что на самом деле покупает покупатель |
|---|---|---|
| Оптовая продажа швейных принадлежностей | Поставщик | Товар из существующего каталога, упакованный на блистер и снабженный штрихкодом, в больших количествах. |
| Швейные принадлежности оптом | Покупатель | Один товар в большом количестве, в минимальной упаковке, без упаковки и картонной обложки. |
| Швейные принадлежности от производителя | Поставляется по спецификации покупателя. | Количество заполнений, размер карточки, макет и штрихкод согласовываются до начала производства. |
| Швейные принадлежности, готовые к продаже | Поставщик | Товары, которые можно сразу же надеть на крючок без переупаковки на складе. |
Оптовая торговля швейной фурнитурой — это та же самая торговля, но с использованием другой терминологии: этот термин распространен в Соединенном Королевстве и большей части стран Содружества и точно описывает те понятия бизнеса, которые были описаны выше. Это имеет значение только потому, что в ценовом предложении, составленном на одном языке и проверенном на другом, легко может возникнуть недоразумение относительно упаковки.
В компании Onehourcrafts мы спрашиваем покупателя, какую из четырех моделей он планирует приобрести, прежде чем назвать цену, поскольку ответ влияет на спецификацию товара, схему штрихкодов и саму цену. Покупателю, который хочет приобрести швейные принадлежности оптом для местной упаковки, не следует предлагать цену за единицу товара с маркировкой и штрихкодом, а затем обнаруживать разницу в счете-фактуре.
Ещё одно последствие стоит отметить прямо. Поставщик швейных принадлежностей, продающий готовые товары в розницу, несёт на себе риски, связанные с упаковкой, точностью штрих-кода и дизайном коробки. Поставщик, продающий товары оптом, практически ничего из этого не несёт. Разница в ценах объясняется разницей в объёме работы, а не тем, что одна из них выгоднее.
Внутренние ячейки — это единица измерения, которая чаще всего отсутствует в коммерческих предложениях.
Внутренние коробки лежат посередине стопки, и о них проще всего забыть, потому что никто на концах заказа не смотрит на них напрямую. Их использует упаковщик. Их использует комплектовщик. План размещения товаров на полках часто предполагает их наличие, даже без предупреждения.
Если в одной коробке сорок фишек, а во внутренней — двадцать пять, то в одной внутренней коробке ровно тысяча фишек, что является приятным круглым числом для заказа. Если во внутренней коробке двадцать четыре карты, тот же заказ превратится в неудобную тысячу сорок штук, или нехватку в сорок. Указание количества фишек во внутренней коробке наряду с количеством карт превращает упаковку в понятное кратное число и упрощает расчеты для коробки.
Картонные коробки, поддоны и арифметические расчеты при неполной отгрузке
Подсчет количества коробок и поддонов — это важные решения, касающиеся грузоперевозок, но именно здесь небольшая ошибка в подсчете может обернуться большими затратами. В коробке, содержащей десять внутренних ящиков по тысяче штифтов, помещается десять тысяч штук. При заказе ста тысяч штифтов груз состоит из десяти коробок, что представляет собой аккуратную и поддающуюся проверке отгрузку.
Теперь пусть во внутреннюю коробку поместится девятьсот шестьдесят коробок вместо тысячи. Для того же заказа потребуется примерно сто пять коробок, изменится конструкция паллеты, и загрузка контейнера больше не будет соответствовать первоначальному плану. Ничего не было сделано неправильно; спецификация просто допускала отклонение в количестве коробок. Заранее уточненное определение количества коробок обеспечивает точность расчетов стоимости доставки и упрощает сверку на складе, сводя ее к подсчету коробок, а не к их вскрытию.
Каждому устройству необходим собственный штрихкод.
Штрих-коды — это точка соприкосновения физического набора товаров с системой розничного продавца, и общие принципы их работы устанавливаются компанией GS1 , а не каким-либо отдельным поставщиком. Главное коммерческое правило простое: штрих-код должен описывать товар, который человек держит в руках.
На карточке с булавками размещен розничный штрихкод, который сканируется на кассе и запускает процесс повторного заказа. Внутренняя коробка с тем же штрихкодом, что и ее содержимое, приводит к двойному подсчету в момент сканирования. Внутренняя коробка с другим идентификатором полезна, при условии, что система розничного продавца знает, что этот идентификатор означает. Определение того, какие уровни имеют какие идентификаторы, и информирование об этом склада предотвращает расхождение данных об остатках на полках.
Усадка, пролитая жидкость и количество единиц товара, утративших актуальность при транспортировке.
Швейные принадлежности обрабатываются чаще, чем большинство других товаров, потому что каждый уровень необходимо упаковывать, перемещать и распаковывать. Булавки рассыпаются. Резинки разлетаются. Катушки катятся. Каждый дополнительный уровень распаковки увеличивает вероятность потери нескольких деталей, и эти потери накапливаются на протяжении всего маршрута.
Это аргумент в пользу подсчета количества товара в точке расположения штрихкода, а не в точке, где подсчет материала обходится дешевле всего. Подсчет количества товара на линии розлива с последующим ожиданием, что то же число сохранится после трех переупаковок, — это оптимистичный подход. Подсчет запечатанных розничных единиц, поступающих в магазин, показывает количество товара, которое розничный продавец действительно может продать, и именно за это количество поставщик должен быть готов нести ответственность.
Лист сверки, который вы можете подписать.
Одной страницы достаточно, чтобы устранить любую неясность. Мы просим согласовать эти строки до окончательного утверждения коммерческого предложения, независимо от продукта:
- Количество штук в розничной торговой точке указано в виде точного числа, а не диапазона.
- Количество розничных единиц в одной внутренней коробке и количество внутренних коробок в одной транспортировочной коробке.
- Общее количество в каждой единице, поэтому четыре числа при умножении дают заказанное количество.
- Правило для остатка, когда результат деления не является безоговорочным.
- Устройство, на котором размещается розничный штрихкод, и то, что находится на верхних этажах.
- Единица измерения, указанная в заказе на покупку, обычно это розничная единица.
- Единица измерения, указанная в счете-фактуре, должна быть той же самой.
Последние две строки выявляют больше ошибок, чем все остальные строки таблицы вместе взятые. Заказы, оформленные в одной единице измерения, а выставленные в другой, создают несоответствие, которое выглядит как проблема с ценообразованием, а на самом деле является проблемой определения.
Что должно быть указано в спецификации до отбора проб?
К моменту прибытия образца структура изделия должна быть окончательно определена. Образец, доставленный в неопределенной упаковке, не может гарантировать работоспособность заказа на полке, поскольку упаковка составляет лишь половину того, что видит покупатель.
- Торговое помещение с указанием его размеров и количества товаров на полках.
- Область для размещения изображения на карточке или пакете, чтобы штрихкод поместился, не закрывая название товара.
- Подсчет количества внутренних коробок и картонных ящиков, на основе которого составляется план размещения паллет.
- Условия торговли, на которых будет осуществляться перевозка груза, поскольку именно они определяют, кто несет ответственность за убытки, понесенные в пути.
- С каждой стороны указано лицо, которому принадлежат изменения в любом из приведенных выше чисел.
Торговые условия заслуживают отдельного упоминания, поскольку они определяют, на кого приходится риск во время движения товара. Опубликованные правила Incoterms 2020 являются общим ориентиром, и выбранный термин влияет на то, является ли расхождение в количестве проблемой поставщика или покупателя. Заблаговременное урегулирование этого вопроса исключает целый ряд споров.
Как компания Onehourcrafts сверяет единицы измерения перед выставлением коммерческого предложения.
В первую очередь мы спрашиваем о расположении товара на полке. Прежде чем устанавливать цену, мы хотим знать, что именно покупатель возьмет в руки, как это будет висеть или ставиться, и сколько таких товаров вмещает стеллаж. Этот единственный ответ обычно без споров определяет количество картонных упаковок, внутренних коробок и картонных ящиков.
Затем мы составляем пятиуровневую таблицу и рассчитываем цену на её основе, так что в коммерческом предложении количество изделий, розничные единицы, внутренние коробки и картонные упаковки отображаются отдельными строками, а не одной общей цифрой. Покупатель, сравнивающий двух поставщиков, может увидеть, не упустил ли более дешевый вариант упаковку. Наши концепции разнообразны, и более широкие программы по производству изделий ручной работы описываются таким образом, и та же самая таблица используется в производстве в качестве инструкции по упаковке.
Предупреждающие знаки в описании швейных принадлежностей
Некоторые цитаты сложно проверить, потому что в них не указано название единицы измерения. Вот те закономерности, которые гарантированно приводят к проблемам в дальнейшем:
- Общее количество без указания единиц измерения, поэтому тысяча может означать как штуки, так и упаковки.
- Цена указана за штуку, но не указано, включена ли в стоимость розничная упаковка.
- Количество ячеек внутри партии, которое изменяется между выборочным и производственным циклами.
- Вес коробки, который не указан, скрывает тот факт, что вес поддона превысит допустимый предел для безопасной погрузки/разгрузки.
- Правило определения остаточного количества, впервые появляющееся в упаковочном листе.
- Обязательство по использованию штрихкода, описываемое как любезность, а не как конкретная позиция в договоре.
Ничто из этого не является доказательством недобросовестности. Это доказательство того, что определение отсутствует, а отсутствие определения будет исправлено тем, кто его дополнит, что редко случается с человеком, несущим риск.
Повторный заказ на том устройстве, которое действительно продаётся.
После запуска производства сигнал повторного заказа — это часть системы, которая незаметно решает, останется ли товар на полке. Если касса считает карточки, а склад — коробки, то кому-то приходится каждый раз вручную переводить данные между ними при оформлении заказа, и именно этот перевод и является причиной расхождений.
Сохранение информации о повторном заказе, штрихкода и количества товаров на полках в одном и том же месте означает, что цифры по своей сути совпадают. Картонная коробка становится транспортной единицей, какой она и была всегда. Розничные продавцы, которые принимают такое решение на раннем этапе, обнаруживают, что их ассортимент товаров для дома требует меньше корректировок и экстренных пополнений, потому что количество, которому они доверяют, — это то количество, которое они продают.
Если вы перестраиваете программу по продаже аксессуаров и хотите определиться со структурой полок до обращения к поставщикам, пришлите нам план полок , и мы вместе с вами разберем пять уровней. В архиве руководства по закупкам содержится аналогичная информация и для других категорий товаров для рукоделия.
Часто задаваемые вопросы
В чём разница между единицей товара и розничной единицей в заказе швейных принадлежностей?
«Штукварта» — это отдельный физический товар. «Розничная единица» — это упаковка, которую покупает покупатель, например, карточка со значками или пакетик с пуговицами. На розничной единице указан штрихкод, и обычно именно эта единица должна использоваться в заказе на покупку.
Почему два предложения на одно и то же количество товара имеют разные цены?
Обычно это происходит потому, что в одном предложении указана цена за отдельные единицы товара, а в другом — за упакованные розничные единицы. Упаковка, печать карточек и дополнительная обработка — это реальные затраты, поэтому попросите каждого поставщика указать, к какой единице товара относится его цена.
Следует ли оформлять заказ на покупку поштучно или в розничных единицах?
Укажите единицу измерения, на которой указан штрихкод, поскольку именно эту единицу продает и заказывает розничный продавец. Там, где производитель указывает цену за единицу, добавьте строку пересчета, чтобы оба числа отображались в одном документе.
Для чего нужна внутренняя коробка при отправке швейных принадлежностей?
Это позволяет группировать розничные единицы, чтобы их можно было подсчитывать и комплектовать удобными партиями. Присвоение имени количеству товаров во внутренней коробке упрощает расчеты по коробкам и предотвращает поступление товаров, готовых к размещению на полках, в неудобных количествах.
Как поступить в случае, если производственный цикл не делится поровну?
Заранее согласуйте правило остатка. Обычно выбирают один из вариантов: скорректировать окончательную упаковку, округлить количество до следующей целой коробки или оставить излишки для следующего заказа. Любой из этих вариантов подходит, если он зафиксирован в письменном виде.
Нужен ли внутренним коробкам собственный штрихкод?
Им нужен идентификатор, который понимает система розничного продавца, и он должен отличаться от штрихкода торговой точки. Повторное использование штрихкода розничной точки на внутренней коробке приводит к двойному подсчету при каждом сканировании внешней упаковки.
Какой торговый термин следует использовать при размещении заказа на фирменные принадлежности?
Срок действия договора должен соответствовать способу доставки и опыту покупателя в отношении данного маршрута, а не его привычкам. Важно, чтобы выбранный срок был указан в предложении, чтобы обе стороны знали, кому полагается компенсация за потерю товара при транспортировке.
Насколько заблаговременно следует указывать требования к упаковке?
Перед отбором проб важно учитывать, что образец в неопределенной упаковке не может показать, как продукт будет вести себя на полке. Количество наполнения, размеры карточки и площадь штрихкода — все это влияет на продажи товара, а не только способ его доставки.
Что приводит к недопоставке, если количество товара на заводе указано верно?
Повреждения и пролитие при многократной переупаковке. Подсчет запечатанных розничных единиц по прибытии дает представление о том, сколько товаров розничный продавец действительно может продать, что более полезно, чем подсчет на линии розлива, проведенный несколькими этапами обработки ранее.
Как следует устанавливать уровни повторного заказа для ассортимента товаров?
Размещайте их в розничных единицах, потому что именно это фиксируется кассовым аппаратом и именно это находится на полке. Ручной пересчет из коробок при каждом повторном заказе обычно приводит к ошибкам подсчета.
